Existem diversas maneiras de acompanhar o estoque da sua empresa e otimizar a gestão dele. Neste artigo, veremos tipos de sistema de gerenciamento de estoque para que você possa determinar qual é a melhor solução para o seu negócio.
Sem estoque não há venda possível. Tanto faz se você administra uma loja virtual, um supermercado ou uma empresa de logística, a gestão de estoque é sempre obrigatória. Ao manter o controle do seu estoque de forma eficaz, você garante que nunca fará pedidos demais para seus fornecedores, economiza dinheiro em espaço de armazenamento e pode fazer a entrega para seus clientes mais rapidamente.
O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque trata do gerenciamento de fluxos de mercadorias, tanto os fluxos de saída para os clientes quanto os fluxos de entrada dos fornecedores. A gestão de estoque na logística é baseada em uma série de parâmetros que você mesmo define. Essas regras determinam quanto deve haver de estoque de cada produto, matéria-prima ou peça, para que os pedidos e as entregas sejam feitos no prazo.
Diferentes formas de rastrear seu estoque
Provavelmente, você está familiarizado com aquela lista pendurada escrita à mão em um papelzinho para controlar o estoque em um depósito. Ou as listas online no Excel. Nenhuma das duas é uma solução infalível para manter um inventário. Para isso existe o sistema de gerenciamento de estoque.
No entanto, há diferentes tipos de programas para diferentes necessidades. Por exemplo, existem softwares de controle de estoque (VMS, na sigla em inglês) e sistemas de gestão de armazéns (WMS, na sigla em inglês), mas um sistema de ponto de venda (PDV) ou software de código de barras (pense nos códigos de barras dos produtos em um supermercado) também pode ser importantes, dependendo do caso.
Abaixo, explicaremos brevemente as diferenças entre eles para que você possa determinar qual sistema atende melhor às necessidades da sua empresa.
Gestão de estoque vs. gestão de armazém: as principais características
A gestão de estoque é baseada em uma série de parâmetros que você mesmo pode definir. Essas regras determinam quanto deve haver de estoque de cada produto, matéria-prima ou peça, para que os pedidos e as entregas sejam feitos no prazo. Você registra essas regras em seu sistema de gestão de estoque para que ele possa emitir avisos caso haja risco de estoque insuficiente ou se um pedido não puder ser entregue no prazo. Por exemplo, uma empresa pode decidir sobre a compra e produção de bens.
O sistema pode ser vinculado a lojas físicas ou virtuais para manter o estoque sempre atualizado. Entretanto, os programas de gestão de estoque podem fazer muito mais. É importante determinar com antecedência quais são as necessidades da sua empresa e, possivelmente, aproveitar um período de teste da ferramenta para verificar se um sistema de gestão de estoque específico atende aos requisitos estabelecidos. Lembre-se de que, na maioria dos casos, quanto mais avançado for o sistema de gestão de estoque, mais caro ele será.
Os recursos mais comuns de um sistema de gestão de estoque são:
- Gerenciamento de estoque e informações
- Otimização de estoque
- Controle de estoque e auditorias
- Identificação de produtos
- Notificações/alerta de estoque
- Controle de custos
- Previsão
- Gerenciamento de remessas
- Gerenciamento de pedidos de vendas
- Gerenciamento automático de compras
- Gerenciamento de compras recorrentes
- Análise do valor do estoque por depósito
- Rastreamento de números de série e de lote
- Relatórios e análises
- Gerenciamento de fornecedores
Software de gestão de estoque de código aberto ou SaaS?
Os sistemas de gestão de estoque podem ser divididos em dois tipos: os de código aberto ou aqueles no modelo software como serviço (SaaS, na sigla em inglês).
O software de gestão de estoque de código aberto é, normalmente, um software gratuito e você mesmo pode baixá-lo. Qualquer pessoa pode contribuir com o código-fonte do sistema para adicionar recursos ou melhorias. A desvantagem é que esse software pode não ser continuamente atualizado. Além disso, você ou sua equipe devem construir por conta própria o sistema de gestão de estoque usando o software. Você tem tempo suficiente, sabe programar e tem um orçamento limitado? Então, o sistema de gestão de estoque de código aberto pode ser uma boa escolha.
Para o modelo SaaS, você geralmente paga um valor mensal e um fornecedor também pode providenciar serviço e suporte. Um fornecedor de SaaS também oferece novas opções e funcionalidades. Na maioria das vezes, o SaaS é mais fácil de usar e você pode começar imediatamente. O software como serviço geralmente está baseado na nuvem. Todos os dados são armazenados com segurança na nuvem e tudo o que você precisa é de uma boa conexão de internet para poder gerenciar normalmente seu estoque a qualquer hora e em qualquer lugar.
Controle de estoque com um sistema de gestão de armazéns (WMS)
Os sistemas de gestão de armazéns (WMS, na sigla em inglês) são outras opções de sistema de gerenciamento de estoque, sendo mais adequados para empresas de médio e grande porte, que contam com um armazém. Um WMS serve para controlar o fluxo de mercadorias de artigos recebidos ou armazenados em um ou mais armazéns. Com alguns sistemas de gestão de armazéns, você pode não só controlar o seu estoque, mas também otimizar o espaço do armazém, controlar os níveis de estoque e todos os processos logísticos necessários.
A ideia básica é que todo o estoque receba um código de barras que pode ser escaneado por um funcionário. As quantidades cadastradas são enviadas automaticamente para o sistema de gerenciamento de armazéns que monitora o estoque e ativa os pedidos quando o nível de reabastecimento é atingido.
Os softwares de gestão de armazéns geralmente não funcionam sozinhos. Os itens do depósito também devem ser enviados ou usados. É por isso que um WMS geralmente está vinculado a outro software comercial, como um sistema ERP ou um sistema de gestão de transportes (TMS, na sigla em inglês).
Existem muitos sistemas de gestão de armazéns no mercado. Mais uma vez, vale lembrar que cada sistema é diferente. Determine com antecedência as necessidades que sua empresa precisa com um WMS e compare diferentes fornecedores.
As funções básicas de um WMS:
- Gerenciamento de estoque (quantidade e localização)
- Leitura de código de barras
- Separação de pedidos
- Gerenciamento de 3PL
- Kitting (montagem de kits, em português), o que significa que os produtos são embalados juntos em uma caixa antes do envio
- Previsão
- Gerenciamento de devoluções
- Gerenciamento de remessas
- Gerenciamento de pedidos de vendas
- Gerenciamento de compras
- Gerenciamento de qualidade
- Gerenciamento de recebimento e entrada em depósito
Controle de estoque com um sistema de ponto de venda (PDV)
Se você tem uma loja ou empresa de catering, um programa de ponto de venda (PDV) também é uma opção de sistema de gerenciamento de estoque. A abreviatura PDV é usada para o software que integra seus dados de vendas de forma a fornecer determinadas informações, como:
- Quais são os produtos mais populares
- Quem são os clientes mais fiéis
- Quais produtos estão esgotados e precisam ser reabastecidos
- Quais funcionários geram mais rotatividade
- O que os clientes pensam do seu negócio
- Quais partes da empresa estão funcionando bem e quais não estão
Varejistas e restaurantes geralmente usam sistemas PDV para suporte de vendas, gestão de estoque, análise, geração de relatórios e gerenciamento de funcionários. Um sistema PDV geralmente consiste em um computador ou tablet (ou outros dispositivos portáteis) executando o software PDV, uma impressora de recibos, um leitor de código de barras, um leitor de cartão e, no caso de um sistema de ponto de venda mais antigo, um servidor local.
Com um sistema PDV online integrado, você pode registrar todo o seu estoque em um sistema e economizar tempo conectando-o à sua contabilidade. Você também tem informações sobre os números de vendas para poder comprar com mais eficiência. O resultado: melhores margens e maior lucro. O sistema analisa os produtos que vendem bem e os produtos que vendem menos, para que você ajuste seu estoque com base na popularidade dos produtos. Se você tiver uma loja online, alguns desses sistemas recalcularão automaticamente seu estoque após a finalização da compra por um cliente.
Você também tem uma loja online? Essa compra também é processada imediatamente no estoque pelo sistema de caixa registradora.
As funções básicas de um sistema de PDV:
- Gerenciamento de estoque
- Processamento de pagamentos
- Registro de vendas
- Leitura de código de barras
- Integração contábil
- Criação de perfil de conta de cliente
- Gerenciamento de descontos
- Assinatura digital
- Gerenciamento de pessoal
- Processamento de devoluções
Acompanhar o estoque com um software de código de barras
Com um leitor de código de barras combinado com o software correto, você pode minimizar as chances de erro durante a separação de pedidos. Um leitor de código de barras registra locais, códigos de barras de artigos e números de série e lote. Você pode vincular esses tipos de sistemas ao seu software comercial, como o sistema de gestão de estoque, para que tudo seja processado automaticamente de forma ideal. Isso pode economizar tempo e manter seu estoque atualizado.
As funções básicas do software de código de barras:
- Leitura de código de barras
- Criação de código de barras
- Codificação de barras/RFID
- Criação de etiquetas de código de barras personalizadas
- Padrões de etiquetas de código de barras
- Rastreamento do número de série
